안녕하세요, 쿼타북입니다.
지난 포스팅을 통해 인감증명서 관련 질문, 소집통지 관련 질문, 정기주총 안건 관련 질문에 대해 다뤄보았는데요,

이번 포스팅에서는 주주총회 서류와 주주총회 준비에 관련된 질문들을 다뤄보고자 합니다.

Part 4. 주주총회 서류 관련

Q1. 자본금 10억 미만이라 감사가 없는 상황인데, 내부감사보고서도 별도로 필요없는 것일까요?

A. 소규모 기업의 경우 상법 상 감사를 선임하지 않을 수 있는 특례를 둔 것으로, 감사보고를 사내에 비치하고 안건으로 승인하는 것은 해당 규정과 별개로 다른 상법상 조문에서 규정하고 있습니다. 결론적으로는 상법상 규정에 의해 의무적으로 하셔야 해요.

다만, 어떻게 규제되는 지에 관련한 것은 다른 이슈인데요, 이는 상법에서는 강하게 규제하고 있지 않습니다. 그래도 필요없다고 말할 수는 없기 때문에 준비하시는 것이 좋겠죠?

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Q2. 자본금 총액 10억원 미만인 기업입니다. 대표님(주요주주)께서 소액주주들과의 권한위임 계약('의결을 포함한 모든 권한을 대표에게 위임한다')을 진행하셨습니다. 이럴 경우 서면결의 등의 증빙서류는 생략해도 되는건가요?

A. 권한위임계약을 하셨더라도 서면결의 시, 등기 사항이 있다면 날인하고 인감증명서를 첨부해야 합니다. 그런 것들을 구비하고 진행하는 것과 별개로 법원에 제출하고 구비 서류를 갖추는 것은 별개의 이슈입니다. 따라서 서면 결의 기준으로, 위임계약이 있더라도 인감 날인과 인감증명서를 구비할 수 있도록 절차를 마련하셔야 해요!

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Q3. 주주가 재무제표나 감사보고서  요청시 발송해 줘야 하나요?

A. 재무제표와 감사보고서는 정기 주총의 1주간 전부터 비치해야 하고 주주 등은 그 열람을 언제든지 요청하실 수 있습니다. 또 그 사본 등의 교부를 요청할 수 있습니다. (단 이 때 회사는 발송 등에 소요되는 비용을 주주가 부담하도록 할 수 있습니다.)

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Q4. 주주총회 시 세무조정계산서는 구비하지 않아도 되나요?

A. 세무조정계산서는 법인세 신고를 위하여 작성하는 것으로서 주주총회와는 무관합니다.

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Q5. 주주총회 시 재무제표 보고드릴 때 법인세마감이 된 세무조정계산서가 필요한지 아니면 결산마감만 된 재무제표확인원만 있어도 되는 건가요?

A. 결산기 재무제표 승인 목적이므로 결산마감된 재무제표만 있어도 될 것으로 보입니다.

Part 5. 주주총회 준비 관련

Q1. 주총일정을 잡는게 항상 어려운데 어떤식으로 일정을 잡으면 될까요? 의사회, 주총 각가 1주일전 통보해야하면 최소 2주는 시간이 있어야 하나요?

A. 이사회는 이사회 회일의 1주전(이사회 회일 D-8), 주주총회는 회일의 2주전(주주총회일 D-15)에는 소집통지해야 하므로, 주주총회 소집 통지를 위한 이사회의 소집 통지는 원칙적으로 주주총회일로부터 3주전에는 이루어져야 하겠습니다.

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Q2. 주주총회 개최관련 개최시기와 데드라인이 있을까요?

A. 12월 결산 (결산기 말일 = 12월 31일)을 하는 경우 통상 배당기준일이 결산기 말일이고 3개월 내 이익배당을 위한 주총을 해야 했던 점, 상법에 따른 주주명부 폐쇄기간이 최장 3개월인 점, 상장사의 경우 사업보고서 제출 기한이 사업연도 경과후 90일 이내인 점 등을 고려하여 통상 매년 3월 말 이전으로 개최시점을 잡고 있습니다.

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Q3. 소규모기업(자본금 총액 10억원 미만)이고 주주전원의 동의를 얻어 '주주 전원의 서면결의서'로 주주총회 결의를 갈음하고자 합니다. 이사회에서 주주총회일자를 결정하였고, 10일 전에 주주분들께 주주총회 관련 자료를 보내드릴 계획입니다. 이때 '기간단축 동의서'도 받아야하나요?

A. 서면 결의로 진행되기 때문에 소집통지와 기간단축동의서 모두 필요 없습니다!

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Q4. 주주 중 2명이 해외에 있는데 한 주주는 미국, 한 주주는 영국에 있어서 주주총회 시간을 맞추기가 어렵습니다. 이런 경우, 주주총회는 그냥 한국 업무 시간에 맞춰서 결국 한 주주쪽 시간에만 맞출 수 있을 것 같은데 동일 내용으로 주총을 2번 하는 것도 가능한건가요?

A. 이런 경우 주주총회를 개최할 수 없기 때문에 서면결의로 진행하시거나, 주총 시간만 정해둔 채 서면 투표로 진행하셔야 할 것 같습니다. 이번 포스팅을 통해서 주주총회 서류와 주주총회 준비 단계에 대한 다양한 Q&A를 다뤄보았습니다.

관련 주제에 대한 궁금증이 해소되셨나요?
다음 포스팅에서는 이사회에 관련된 질문들과 기타 질문들을 다뤄볼 예정입니다.

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