지난 3월 8일, ‘놓치면 안될 스타트업 정기주총의 모든 것' 웨비나가 성황리에 마무리되었습니다.

많은 분들께서 참석해주셔서 정기주총에 관한 지식도 공유하고, 최앤리의 최철민 변호사님, 이동명 변호사님과 함께하는 Q&A 세션으로 다양한 실무적인 질문에 대한 답변도 들을 수 있는 유익한 시간이였답니다!

​이번 포스팅을 통해서는 쿼타북의 정기주총 앵콜 웨비나에 참석하지 못하셔서 아쉬운 분들과 정기주총 준비가 어려우신 분들을 위해 특별히 Q&A 세션에 나왔던 질문들에 대해 정리하고, 답변을 공유하려고 합니다.

Part 1. 인감증명서 관련

Q1. 참석 주주들의 인감증명서는 전부 받아서 보관해야하나요?

A. 필수는 아니지만 안전을 위해 보관해 놓으신다면 좋을 것 같습니다!

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Q2. 금번 주주총회에서 등기 사항이 있을 시, 오프라인 주주총회와 서면의결서를 같이 활용 할 경우, 서면의결서를 제출하는 주주들의 인감증명서만 있으면 되나요?

A. 등기를 진행해야 하는 안건의 경우, 해당 의결권이 필요 정족 수에 해당할 경우에는 인감증명서가 필요합니다.
하지만 등기를 진행하지 않는 경우에는 인감 증명서가 없어도 됩니다. 다만, 서면으로 진행할 경우, 의결권을 행사한 사람이 본인인지 아닌지 확인하기 위한 절차를 위해 인감증명서가 있다면 가장 좋을 것 같아요.

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Q3. 서면결의로 주주총회가 대체 가능하다고 하셨는데, 이 경우 주주 전원의 동의서와 서면의결서 또는 주주전원이 동의한 서면결의서가 필요하다고 하셨습니다. 등기할 것이 없어서 서면결의로 주총을 열고 싶은데,  이 경우 인감증명서가 필요한가요?

A. 등기 안건이 없으면 인감증명서가 필요하지 않습니다.

서면결의서든, 어떤 계약서든 인감증명서가 있어야 효력이 발생하지는 않습니다. 인감증명서를 첨부하는 이유는 계약을 했다는 당사자들의 의사를 입증할 수 있는 가장 간편한 서류이기 때문입니다. 이 사람의 의사로 계약을 했다! 라는 것을 증빙할 수 있는 문서인 것이죠. 따라서 등기가 필요 없는 경우에는 계약을 했다는 당사자들의 의사 입증을 이메일 혹은 다른 정황을 통해서 할 수 있으시다면 인감증명서는 필요하지 않습니다.

그럼에도 서면결의서 날인자의 인감증명서가 첨부될 경우, 서류 상 관리 및 이해가 편하기 때문에 가급적 구비하라고 말씀드리고 있습니다!

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Q4. 주주총회 법적효력을 가지기위해 공증은 주총일이후 언제까지 받아야하나요? 공증을 하기위해서 주주(참석자 또는 대리인)들의 인감증명서가 필요한가요?

A. 공증의 기한은 따로 정해져 있지 않습니다. 또한, 주주총회도 법적 효력을 갖기 위해 반드시 공증을 하는 것은 아니고 의사록을 구비하시면 됩니다. 다만, 등기를 할 때에 등기법원에 제출하기 위해 공증본 의사록을 제출을 위한 공증을 하는 것입니다.

그렇기 때문에 사실상 공증에 대한 기한보다는 등기를 해야하는 등기원인 발생일 부터 2주 내에 등기하지 않으면 과태료가 발생할 수 있는 점을 염두에 두셔야 합니다. 공증은 적당한 시기에 하셔서 등기 신청 시까지 준비해주세요.

예외적으로 예전에 결의했는데 등기 사항을 잊고 있다가 공증을 할 수 있습니다. 이 경우도 등기는 가능하지만 과태료가 발생합니다. 공증하기 위한 인감증명서에 대해서는 결의 사항에 대한 정족수에 맞는 인원들의 인감증명서를 갖추셔야 합니다!

* 결의 사항에 대한 정족 수
- 보통 결의: 참석한 주주 의결권의 1/2 이상이 찬성하고 전체 의결권의 1/4 이상이 찬성하여야 함
- 특별 결의: 참석한 주주 의결권의 2/3 이상이 찬성하고 전체 의결권의 1/3 이상이 찬성하여야 함

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​Part 2. 소집통지 관련

Q1. 주총 2주전 소집통지 기준이 발송일 기준인가요, 수신일 기준인가요?

A. 발송일 기준입니다.

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Q2. 무의결권 주주에게도 주주총회 소집 통보해야 하나요?

A. 상법 제 363조 제 7항에 따르면, 원칙적으로 의결권 없는 주주에게는 주주총회 소집 통지를 하지 않아도 됩니다.

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Q3. 주주총회가 3월31일 개최할 경우, 주주총회소집통지는 2주전에 이사회소집통지는 언제까지 이사분들께 통지하면 될까요?

A. 주주총회 소집통지서 발송은 주주총회 개최일 2주 전(D-15)까지 해주시면 되세요! 주주총회 소집을 위한 이사회 결의는 그보다 앞선 일자에 진행하셔야 하는데, 이사회 소집은 이사회 회의일로부터 1주일 전(D-8)까지 완료하셔야 해요. 다만, 정관에 관련 규정이 있는 경우, 그보다 단축하여 진행하는 것이 가능합니다,

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Q4. 의결권 없는 주식의 주주에게도 주주총회 소집 통지해야 하나요?

아니요. 소집통지 하지 않아도 됩니다!

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Q5. 이메일로 주주총회 소집통지를 한 후, 원본을 우편으로 발송하고, 투자사에서 몇가지 보완/수정 요청을 하셔서 안건 내용이 조금 변경이 되었는데요 이럴 경우 모든 주주에게 수정 된 버전으로 이메일, 원본을 모두 다시 보내드려야 하나요?

A. 네. 소집통지 이후 변동사항이 있다면 소집통지는 처음부터 다시 하셔야 해요. 다만, 동일 레벨의 안건에서 오타 등의 수정 사항만 있을 때에는 소집통지를 다시 하지 않으셔도 돼요!

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Q6. 미국 법인일 경우, 아직 주주가 되지 않은 SAFE 투자자인 Observer에게도 통지 및 참석의 의무가 있나요?

A. 주주총회는, 회사의 ‘주식’을 보유한 대상이 참석하는 의결기구이기 때문에, 소집 및 참석의 의무가 없습니다. 다만 SAFE 계약서 상에 각종 안건들에 대해 사전 동의를 받아야 하는 것이 있을수 있으니 주주총회와는 별도로 많이 있을 수 있으니 어떠한 사항들이 사전동의 사항인지 확인해보시면 좋을것 같습니다.

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Q7. 하지만 작년에 소집통지에 대해 전자문서 통지 동의를 받은 주주의 경우 올해 다시 동의를 받아야 하나요? (이미 받은 경우 증빙을 어떻게 해야하는지)

A. 별도의 포괄 표현이 없었다면, 1회성 동의로 간주됩니다. 편의를 위해서는 ‘앞으로 모든 소집 통지에 대한 전자 통지 동의. 서면 통지 희망 시에는 회사 측에 별도로 요청'을 명시하여 동의를 받으시는 것이 좋습니다.

실무적으로는 이메일로 소집을 통지하면서 ‘소집통지는 정관에 따라 전자문서로 통지하는데, 동의하지 않는다면 회신을 달라. 서면통지하겠다.’ 라고 문구를 추가하여 간접 동의를 확보하기도 합니다. 하지만 주주 측에서 해당 메일을 확인하지 못한 경우 회사에게 책임이 오기 때문에 동의서 사전 확보를 추천드립니다!

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Part 3. 정기주총 안건 관련 질문

Q1. 스톡옵션 부여에 있어서는 특별결의가 필요한 것으로 알고 있는데요, 특별결의도 서면으로 결의할 수 있는 안건인가요?

A. 보통결의와 특별결의는 의결의 요건에 대한 구분이고 의결의 방법에 대한 구분은 아니므로, 서면결의의 요건을 구비하셨다면 특별결의사항도 서면결의 가능합니다.

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Q2. 주총 의사록 중 등기 사항 안건은 어떤 것들이 있을까요?

A. 등기가 필요한 안건은 크게 2가지로 나뉠 수 있습니다.
1) 주총 결의에 따라 자본금이 변경되어 변경등기가 필요한 경우
2) 정관 기재사항의 변경으로 변경등기가 필요한 경우 (정관변경 시 주총 특별결의 필요)

​각 경우에 따른 세부 안건은 다음과 같습니다.
ㅁ 주총 결의에 따라 자본금이 변경되어 변경등기 필요한 경우
    ㅇ 재무제표 승인 후 주식배당
    ㅇ 준비금의 자본금 전입 (정관에서 이를 주주총회 권한으로 하는 경우)

​ㅁ 정관 기재사항의 변경으로 변경등기 필요한 경우 (정관변경시 주총 특별결의 필요)
    ㅇ 상호, 회사의 목적, 발행할 수직의 총수, 1주의 금액, 본점 소재지, 회사의 공고방법 등 정관 기재 사항 중 등기사항인 항목
    ㅇ 주식회사 설립 당시 주식발행사항(자본의 총액, 발행주식의 총수, 그 종류와 각종주식의 내용과 수 등), 주식의 양도에 관한 이사회 승인 규정, 주식매수선택권 부여에 관한 규정, 주주에게 배당할 이익으로 주식을 소각할 것을 정한때에는 그 규정, 전환주식을 발행하는 경우에는 전환조건에 대한 규정, 공동 대표이사에 대한 규정, 명의개서대리인을 둔 때에는 그 상호 및 본점소재지에 대한 규정 등 등기부 기재사항에 대한 것을 정관에 규정하고 있는 경우 해당 항목

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Q3. 주식매수선택권 부여가 아닌, 부여한 주식매수선택권(행사 전)이 소유자(직원)의 퇴사로 인해 취소되는 경우도 주총 결의사항인지요?

A. 이는 회사의 이사회가 성립되어 있는지 여부에 따라 답변이 달라져요. 스톡옵션 부여 취소의 원칙은 이사회 결의사항입니다. 그러나 자본금 10억원 미만의 소규모 기업의 경우는 이사가 2인 이하이기 때문에 이사회가 성립이 되지 않기 때문에 주주총회 결의로 진행하게 됩니다. 이 경우 임시주총과 정기주총 모두 다룰 수 있는 안건입니다. ​

참고로, 스톡옵션계약서에 취소 관련 항목이 명시되어 있고 해당 항목으로 인해 취소하는 경우이자 최소 클리프 기간인 2년이 지나지 않은 경우에는 이사회 결의 없이 취소 가능합니다.

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Q4. 주식을 가진 주주의 주식 일부를 회사가 무상으로 취득하려 합니다. 정관 특별 결의사항인가요?

A. 회사가 유상으로 자기주식과 자사주를 취득할 때에는 법적에 따른 엄격한 요건이 필요합니다. 회사가 돈으로 주식을 산다는 것은 회사의 자본이 주주에게 빠져나가는 것이기 때문에 엄격하게 제한하고 있는 것이죠. 이 경우 이사회의 결의가 필요합니다. 반면 질문 주신 주주가 무상으로 주식을 증여하는 것은 별도의 결의사항이 아닙니다! 회사의 자본이 주주에게 빠져나가는 것이 아니기 때문입니다. 추가로 만일 주식 양도 대상이 회사의 이해관계인이거나 대표일 경우, 주식 매도 건에 대해 주주 동의를 받아야 하실 수도 있는 점 참고해주세요.

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Q5. 스톡옵션, 엔젤투자에 의한 유상증자는 모두 주총안건인가요?

A. 상법 상 유상증자는 원칙적으로 모두 이사회 결의사항입니다. 이사회가 없는 경우, 주총이 이를 대신합니다. 따라서 일반 유상 증자와 동일한 엔젤투자에 의한 유상증자는 이사회 결의 사항이며, 이사회가 없을 경우에는 주주총회 안건으로 올려주세요.

다만, 스톡옵션 행사로 인한 유상증자는 부여 시점에서 특별결의를 받아두었기 때문에 이사회 결의나 주주총회가 필요가 없습니다. 이번 포스팅을 통해서 인감 증명서 관련 질문과 소집통지, 그리고 정기주총 안건 관련 질문들을 다뤄보았는데요, 관련 주제에 대한 궁금증이 해소되셨나요?

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다음 포스팅에서는 주주총회 서류와 주주총회 준비에 관련된 질문들을 다뤄볼 예정입니다.

복잡했던 주총 준비, 쿼타북으로 손쉽게 준비해보세요.