매년 1월에서 3월, 주주총회가 아주 활발하게 이루어지는 시기죠.
회사가 잘 운영되고 있다는 것을 알리고 여러 의사들을 결정하기 위해 반드시 필요한 중요한 절차입니다. 중요한 만큼 개최 시 필요한 관련 문서들도 굉장히 많이 있습니다. 그 중 주주님들 모여주세요! 라는 내용의 ‘소집통지서’가 있습니다.

오늘은 주주총회 소집통지가 어떤 의미인지부터 어떻게 해야 할지까지 정리하였습니다.

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주주총회 소집통지는 어떤 의미를 지닐까요?

이사회에서 주주총회 개최를 결정하게 되면 대표이사는 주주들에게 주주총회의 안건과 일정을 통지하게 됩니다. 이러한 통지는 주주들에게 중요한 의미이기도 해요. 왜냐하면 총회의 참석과 회사의 경영에 참가하는 기회를 보장한다는 뜻이기 때문인데요, 그렇기 때문에 이에 관한 규정은 강행규정*이 됩니다.
*강행규정: 당사자의 의사(意思) 여하에 불구하고 강제적으로 적용되는 규정

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누가 대상일까요?

일단 의결권이 없는 주주는 소집통지 대상이 아닙니다. 여기서 의결권이 없는 주주란 원래부터 의결권이 없는 우선주뿐만 아니라 의결권이 제한되는 상호보유주, 기타 상법 또는 특별법에서 의결권이 제한되는 주식 모두를 포함해요.

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언제 소집통지를 해야하나요?

주주총회일 2주 전에 해야 합니다! 이 기간은 정관으로 늘릴 수는 있지만 단축할 수는 없어요. 회일의 2주 전에 발송하면 되고 주주들에게 통지가 제대로 도착했는지는 묻지 않아도 괜찮아요. 즉, 도착이 제대로 안된 것에 대한 불이익은 주주가 부담하게 되어 있어요.

그러나 주주명부상의 주소로 통지서를 발송한 사실과 발송기간을 잘 지켰다는 것에 대한 입증은 필요하기 때문에 그 부담은 회사에게 있다고 볼수 있죠.

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통지는 어떤식으로 하는 걸까요?

주주명부에 있는 주주에게 회일의 2주 전에 개별적으로 서면 또는 이메일로 통지를 발송해야 합니다. 통지 방식 같은 경우는 강행규정이기 때문에 다른 방법은 허용되지 않아요.

예를 들어, 전화로 통지하거나 구두로 알리거나 안내방송 등으로 알리는 것은 허용되지 않아요. 본래는 출력 서류를 통한 통지만 허용되어 매우 번거로운 절차였지만 다행히도 2001년 상법개정으로 전자문서로 주주총회를 소집할 수 있게 개정되어 비용과 시간을 절약할 수 있게 되었답니다. 단, 전자 문서 통지에 대해 사전적으로 주주의 동의를 확보해두셔야 합니다.​

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어떤 내용이 기재되어야 하나요?

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총회 소집통지서에 기재할 사항으로는 총회개최일자, 총회개최장소, 회의 목적사항 등이 있습니다.

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모두에게 꼭 직접 전달해야 하나요?

상장법인 또는 협회등록법인(코스닥)같은 경우는 직접 소집통지서를 전달하지 않고도 소집통지를 대체할수 있는 방법이 있습니다.

의결권이 있는 발행주식 총수의 100분의 1이하를 가진 주주에 대하여 회일 2주 전에 총회소집의 뜻과 목적사항을 2개 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고함으로써 소집통지를 대체할 수 있어요. (증권거래법 제 191조의 10)

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