두 단어를 처음 접하면 비슷한 형태로 인해 같은 의미라고 오인하기 쉽습니다. 의미를 정확히 아는 분들 또한 혼동하여 사용하시는 경우들도 많고요. 하지만 각각의 의미와 법적인 요건들에는 큰 차이가 있기 때문에 두 단어를 혼동하여 사용 시 문제를 일으킬 수 있습니다.

이러한 문제들이 발생하지 않도록 두 단어의 명확한 의미와 절차, 요건들에 대해 정확히 알아보도록 하겠습니다.

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헷갈리는 두 단어, 이렇게 외워보세요.

• ‍서면의결: 의사 표현하여 결정 도와주기 (의결정족수 요건) ‍

• 서면결의: 모두 서면으로 결정하도록 의견 보내기 (전원 요건)

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주주총회의 다양한 모습

일전에 주주총회는 의안에 따라 '보통결의'와 '특별결의'가 다르게 진행된다는 점을 살펴봤었습니다.
보통결의, 특별결의 사항의 2가지 조건​

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위와 같은 의안에 따른 구분과 달리, 주주총회가 어떤 형태로 이루어지느냐를 기준으로 '일반 주주총회'와 '서면결의'로 나눌 수 있습니다.

주주들이 모두 모여서 중요 의사 결정을 내리는 '주주총회'는 기본적으로 오프라인에서 이루어져왔는데요, 총회에 의결 정족수 이상이 모이는 것이 힘들어 회사의 주요 의사결정이 지체되는 경우들이 생겼습니다. 이에 따라 법적으로 아래의 두 가지 방안이 마련되었습니다.

• 서면의결: 오프라인에서 개최되는 주주총회에 직접 또는 대리인 참석이 모두 어려울 때, 서면으로 의견을 표시(=서면의결)할 수 있도록 하는 것입니다.

• 서면결의: 아예 오프라인에서 모이지 않고, 서면으로 주주총회를 갈음(=서면결의)하는 것입니다.

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두 가지 방식을 상세히 살펴보겠습니다.

1. 서면의결, 대리인 선임과 함께 주주총회에 대한 의사 표현 방식입니다.

주주가 주주총회에 직접 참석하기 힘들 때 대리인을 선임하거나 '서면의결'로 의사를 표현할 수 있습니다.

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• 서면의결을 진행하기 위해서 회사와 주주는 각각 무엇을 해야 하나요?

회사: 정관 요건을 갖추셨다면 해당 조항에서 규정한 일정과 서류를 갖추어 주주총회를 공지합니다. 특히 '서면의결서*'를 함께 첨부하여 공지해 주셔야 합니다. (*일반적으로 서면의결서, 의결서, 서면동의서, 동의서, 주주동의서 등의 용어가 혼용되고 있습니다.)

주주: 서면의결서에 의견을 표시하고 인감을 날인한 후, 원본을 인감증명서와 함께 회사로 발송해 주시면 됩니다. 해당 서류들은 주주총회 시작 전까지 반드시 수합되어야 하므로 꼭 일정을 지켜주세요.

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• '서면의결'은 하고 싶다고 바로 진행할 수 있는 절차가 아닙니다

회사가 정관에 관련 조항을 명시해두었을 때, 해당 조항을 준수하는 형태로만 진행될 수 있습니다. 이는 상법에서 주주를 보호하기 위해 준비한 요건입니다. 회사가 임의 절차로 서면의결을 모을 경우 절차를 숙지하지 못한 주주들은 권리가 침해당할 수 있기 때문입니다.

유의 하세요!
정관에 서면의결을 명시하신 경우, 소집 통지 시에 반드시 서면 의결 참여 방법 및 관련 서류를 안내해주셔야 합니다. 안내를 빠뜨리면 문제가 되니 정관 확인 후 필요 안내를 꼭 챙겨주세요.

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• 서면의결서를 제출했지만 주주총회에 직접 또는 대리인을 통해 참석하고 싶어질 때는 어떻게 하나요?

주주총회 참석으로 의사를 표현하시면 서면의결서 제출본은 무효가 되니 고민하실 필요 없습니다.

2. 서면결의, 주주총회 진행 방식의 하나입니다

서면결의 방식을 통해 오프라인에서 모이지 않고, 서면으로 주주총회를 갈음할 수 있습니다.

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• 자본금 10억 미만의 작은 회사들에 한해서만 허용됩니다

일반 주주총회 개최는 모든 주주가 참여 가능한 시간을 조사하거나 장소를 선정하는 데 많은 노력이 들고, 주주총회 현장에서 예측하지 못한 일들이 발생하기도 하는데요. 그렇기 때문에 대부분의 많은 회사들이 주주총회를 서면결의로 진행하고 싶어 합니다. 하지만 서면결의 시 소수 지분 주주들의 권한이 침해될 수 있는 여지가 있어서 법적으로 자본금 10억 미만의 작은 회사들에 한해서만 허용됩니다(상법 363조 3항). 서면의결과는 달리 정관에 명시되어 있지 않아도 활용 가능합니다.

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• 반드시 '주주 전원'이 동의했음을 증빙해야 합니다

한 가지 더, 명심하실 부분은 주주총회를 서면결의로 갈음하는 것에 대해 '의결정족수'가 아니라 '주주 전원'이 동의했음을 증빙해야 한다는 점입니다. 회사가 임의로 정족수 이상의 의결만을 수합하여 안건을 통과시켜버리면 문제가 될 수 있기 때문에 법적으로 주주 전원의 동의를 강제하는 것입니다.

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증빙을 위해 다음 서류들이 필요합니다​

1) (필수) 서면결의동의서 + 서면결의서 또는 만장일치 서면의결서‍

본래 서면결의는 주주 전원의 동의가 있는 경우 채택 가능한 방법으로, ‘서면결의 진행에 대한 동의서’와 함께 결의 안건에 대한 의견을 받는 ‘서면결의서’가 필요합니다.

다만, 다루고자 하는 안건에 대해 모두가 동의한다면, 서먼결의 진행에 대해서도 동의한 것으로 인정해줍니다(상법 363조 4항). 이에, 모든 안건에 대해 만장일치로 찬성한 경우에는 서면결의 진행에 대한 동의서 없이 서면결의서만으로 서류를 갈음하실 수 있습니다.

위 서류들은 모두 주주의 기명 날인이 필요한데요, 등기 안건이 있는 경우에는 주주 본인의 날인임을 증빙할 수 있어야 합니다. 이에, 인감 날인 후 인감증명서를 제출하거나, 서명 후 본인서명사실확인서를 제출해야 합니다.

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2) (등기 안건이 있는 경우) 주주 전원의 날인 증명서

앞서 언급했 듯 등기 안건이 있는 경우에는 주주 본인의 날인임을 증빙해야 합니다. 이에, 인감 날인 시에는 인감증명서, 서명 시에는 본인 서명 사실 확인서를 함께 수합해주셔야 합니다. 각 증명서는 등기소 제출일 기준으로 최근 3개월 이내 발급된 원본이어야 합니다.

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3) (등기 안건이 있는 경우) 회사의 주주명부와 인감증명서

'주주 전원'이라는 부분도 증빙이 필요하겠죠? 그래서 서면결의 기준 날짜의 주주명부에 회사의 법인인감을 날인하여 함께 구비하셔야 합니다. 날인된 인감이 진짜인지 증빙할 인감증명서도 함께 준비해 주세요.

오프라인 진행이 필요 없는 서면결의가 편해 보일 수 있으나, 사실 경우에 따라 다릅니다

많은 스타트업에서 서면결의로 진행하면 어떨지 문의해 주시는데요, 소수 지분 주주가 많으신 경우 쿼타북에서는 일반 주주총회 진행을 적극 권고 드립니다. '0.1% 주주인데 인감증명서 떼와야 하나요?' 같은 질문으로 담당자와 주주 모두가 힘들어지시기 때문입니다.

​사실 대부분의 소규모 기업들은 회사 내부 구성원분들이 의결정족수 이상의 지분을 확보하고 계셔서 손쉽게 의안을 통과시킬 수 있습니다. 소수 지분 주주는 특별한 의견이 없는 한 서류를 제출하거나 주주총회의 참석하실 필요가 없어지고요. 경험이 많으신 주총 담당자 분들은 공지 시 '00주 이하의 주주는 의사 표시를 생략해도 된다'고 적어주시기도 합니다.

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반면, 서면결의로 진행하는 것이 훨씬 수월한 경우는?

1. (필수) 등기사항이 없을 때 자본금 10억 미만 소규모 회사이다.
   모두 전자서명으로 갈음할 수 있다.

2. (필수) 등기사항이 있을 때 자본금 10억 미만 소규모 회사이며, 정관에 서면결의가 명시되어 있다.
   의결정족수 이상의 직접/대리인 참석이 어렵다.
   의결정족수 이상의 서면의결서 수합이 어렵다.
   '모든 주주'가 소수이거나 서류/인감증명서 제출에 적극적이다.
   참여 방식인 서면의결, 주주총회의 한 형태인 서면결의

각 관계를 요약하면 다음과 같이 나타낼 수 있습니다.

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일반 주주총회 소집과 서면결의, 쿼타북에서는 모두 지원하고 있습니다. 주주총회 개최에 필요한 서류들이 모든 주주 분들에 맞추어 자동 생성될 뿐 아니라 이메일 발송, 의안에 대한 의견 수합도 모두 쿼타북에서 진행하실 수 있습니다.

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