정기주총 시즌이 돌아오면서, 비상장회사를 운영하시는 많은 분들께서 정기주총에 대한 고민들이 많으실텐데요.
비상장회사 정기주총을 준비하시는 여러분들을 위해 쿼타북이 정기주총 필수 양식 모음을 준비했습니다.

<비상장회사 정기주총 양식 모음.zip>

• 이사회 소집통지서

• 이사 결정서 양식

• 이사회 의사록 양식

• 주주총회 소집통지서 양식

• 기간단축동의서

• 주주총회 참석장: 위임장 양식

• 서면에 의한 의결서 양식

• 주주총회 의사록 양식

‍

이런 양식은 모든 비상장회사에서 정기주총을 진행할 때, 필수적으로 요구되는 양식인데요.
각각의 양식이 어디에서 어떻게 활용되어야 하는지 정확히 모르시는 분들을 위해 쿼타북이 보다 더 상세히 설명드리도록 할게요!

‍

1. 이사회 소집통지서

이사회 소집에 대한 사항을 기재하여 발송하는 문서를 말합니다. 이사회 소집을 위해서는 이사회 개최일의 1주간전에 이사와 감사에게 소집통지를 발송하셔야 합니다. 다만 정관에 규정을 두어 소집통지 기간을 단축하시거나 이사, 감사 전원이 동의하면 소집통지절차를 아예 생략하실 수도 있습니다. 이사회 소집통지서에는 회의 목적사항 기재가 필수는 아니지만, 대부분의 경우 원활한 회의 진행을 위해 목적사항을 포함하여 회의 일시, 장소 등을 기재하여 작성하니 참고 부탁드립니다.

2. 이사 결정서 양식

이사회가 구성되지 않는 경우 이사들의 결정 사항에 대하여 작성하는 문서를 말합니다. 자본금 10억 미만의 소규모 회사에 해당해서 2인 이하의 이사를 두신 경우에는, 이사회가 구성되지 않고, 이사 각자(또는 정관에 따라 대표이사)가 회사를 대표합니다. 이에 따라 이사 각자 등이 결정하신 사항에 대하여 작성하게 되는 문서인데요, 이사회가 구성되지 않는 경우 이사회 권한이 주주총회의 권한으로 되는 사항들이 있으니 유의하여 주세요.

3. 이사회 의사록 양식

자본금 10억 이상으로 이사회가 구성되는 회사의 경우, 이사회의 의사에 관하여 작성하는 의사록 문서를 말합니다. 의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과뿐 아니라 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하여 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명해야 합니다. 이사회 의사록은 회의내용의 기록과 보존을 위해 작성되며, 이를 통한 의사 공개가 원칙이기 때문에 필수적으로 작성하셔야 합니다.

4. 주주총회 소집통지서 양식

회사 안건에 대한 보고, 심의를 위해 주주총회를 소집하는 내용의 문서를 말합니다. 주주의 의결권 행사는 직접 참석 및 위임장을 작성해 대리인을 통해서도 가능하며, 이러한 주주들에게 회의의 목적 등을 기재해 보내는 문서입니다.

5. 기간단축동의서

기간단축 동의서는 주주총회 소집통지 기간을 단축하고자 하시는 경우 주주 분들께 그에 대한 동의를 받기 위해서 작성하는 문서입니다. 통상 주식회사는 주주총회 2주전 (자본금 10억 미만인 소규모 회사는 10일)에 소집통지를 해야 하지만, 주주전원의 동의가 있는  경우 이러한 기간을 단축해서 주주총회를 개최할 수 있습니다. 이렇게 법에서 정해진 주주총회 소집통지 기간을 단축하여 주주총회를 개최할 수도 있도록 도와주는 것이 기간단축동의서입니다.

6. 주주총회 참석장: 위임장 양식

주주가 주주총회에 참석하지 못할 경우 작성하며, 참석 권한 등을 타인에게 위임한다는 내용이 명시된 문서를 말합니다. 권한 위임을 위해 대리인의 다양한 정보를 정확히 기재해야 하기에 법적효력이 인정된 문서 사용이 필수적입니다.

7. 서면에 의한 의결서 양식

서면 결의 시 사용하는 서식입니다. 자본금 10억 미만의 회사 중 정관에 서면결의가 가능함이 명시되어있고, 안건에 대해 전원 동의가 아닌 반대 의견이 있을 때는 서면 결의를 진행하기 위해 '서면 결의로 진행해도 된다는 것에 대한 주주 전원의 동의서'와 동시에 안건에 대한 의견서(의결서)가 필요합니다. 이때 안건에 대해 사용하는 것이 서면에 의한 의결권 행사 양식입니다.

8. 주주총회 의사록 양식

주주총회의 회의에서 논의된 안건을 정리하여 기록한 서식을 말합니다. 총회에서 의사를 결정하기 위해서는 반드시 의사록을 공유해야 합니다. 총회의 경과와 결과에 대해 자세히 기술해야 하는만큼 정확히 기록하고, 안전하고 상세한 문서를 사용해야 합니다.

‍

쿼타북이 전문가의 검수를 받아 특별히 제작한 비상장회사 주주총회 필수 양식 모음집!
지금 바로 받아보시고, 주주총회도 완벽하게 준비하세요!.