1. 소집권자

상법에 다른 규정이 있는 경우 외에는 이사회가 주주총회의 소집을 결정한다(상법 제362조). 이사회가 주주총회를 소집하기로 결정하는 때에는 그 소집통지에 기재할 일시·장소·회의의 목적사항 등에 대하여도 결의하여야 한다. 이사회의 주주총회의 소집에 관한 결의가 있으면 대표이사가 소집통지를 한다. 이때 주주총회의 소집통지 및 공고 등이 대표이사의 명의로 이루어지므로 마치 대표이사가 총회의 소집권자처럼 보이지만, 이 경우 대표이사는 이사회의 결정사항을 실행에 옮기는 것에 불과하다. 따라서 이사회의 결의 없이 대표이사가 단독으로 소집한 주주총회는 그 소집절차가 법령에 위반한 것으로 결의취소의 소의 원인이 된다.

2. 회의의 일시, 장소 및 목적사항의 결정

가. 총회 일시의 결정

정기총회는 매년 1회 일정한 시기(매 결산기)에 소집하여야 하며, 연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에 총회를 소집하여야 한다(상법 제365조 제1항‧제2항). 그리고 임시총회는 소집권자가 필요하다고 인정할 때 언제든지 소집할 수 있다(상법 제365조 제3항).

나. 소집지와 총회장소의 결정

소집지는 정관에 다른 정함이 없으면 본점소재지 또는 이에 인접한 지로 한다(상법 제364조). 본점소재지 또는 이에 인접한 지의 범위는 동일한 생활권을 이루는 행정단위로 파악하여야 한다. 구체적으로 주주들이 모여 회의를 개최할 장소는 소집지 내에 소재하는 곳으로서, 본점건물이 아닌 한 주주들이 총회에 참석하는데 교통상 불편하지 않은 장소이어야 한다. 소집지가 법령이나 정관에 위반한 경우는 물론, 소집장소가 회의장으로 적합하지 아니한 때에는 소집절차가 현저하게 불공정한 것이 되어 결의취소의 소의 사유가 된다.

다. 회의의 목적사항

주주총회의 소집통지서에는 회의의 목적사항을 기재하여야 하는데(상법 제363조 제2항), 이러한 회의의 목적사항이란 결의할 의안을 말한다. 결의할 의안이 정관의 변경이나 자본금감소, 회사의 합병 기타 중요한 사항일 때에는 ‘의안의 요령’도 기재하여야 한다(상법 제433조 제2항, 제522조 제2항). 예를 들면, ‘정관의 일부 변경의 건’은 의안이고, ‘정관 제 몇조를 어떻게 개정할 것인가의 요지’는 의안의 요령이다. 주주총회의 목적사항으로 감사의 선임 또는 보수결정을 위한 의안을 상정하는 경우에는 이사의 선임 또는 이사의 보수결정을 위한 의안과는 별도로 상정하여 의결하여야 한다.

3. 주주총회의 소집절차 

가. 주주명부의 폐쇄와 기준일의 설정

(1) 의의

주주총회에서 의결권을 행사할 주주를 확정하기 위한 방법으로 주주명부의 폐쇄와 기준일의 설정제도가 있다(상법 제354조 제1항). 주주명부의 폐쇄는 일정한 시기에 주주 또는 질권자로서 권리를 행사할 자를 확정하기 위하여 일정한 기간 주주명부의 기재변경을 정지하는 것이고, 기준일은 회사가 일정한 날을 정하여 그날에 주주명부에 기재되어 있는 주주 또는 질권자를 권리행사자로서 일률적으로 확정할 수 있는데 그날을 말한다

통상 실무에서는 위의 두 가지를 함께 사용하며, 신문 공고시 ｢주식 명의개서 정지공고｣로 표시한다. 이 방법은 의결권을 행사할 주주를 확정하는 경우만이 아니라, 배당을 받을 자 또는 질권자로서 그 권리를 행사할 자를 정하기 위한 경우에 이용된다. 그 밖에 이러한 제도는 신주의 발행, 준비금의 자본전입, 전환사채 또는 신주인수권부사채의 발행 등에도 이용된다.

(2) 결정기관

주주명부의 폐쇄 또는 기준일의 설정은 그 총회를 소집할 권한을 갖는 이사회가 결정한다. 대부분의 회사는 정관에서 이를 이사회 결의사항으로 규정하고 있지만, 이러한 정관의 규정이 없더라도 동일하게 해석된다. 그러나 정기주주총회와 같이 주주명부의 폐쇄기간이 정관에 명시되어 있는 경우에는 따로 이사회에서 결정할 필요가 없으며 이를 2주간 전에 공고할 의무도 없다(상법 제354조 제4항).

(3) 기간

주주명부를 폐쇄하는 기간은 3월을 초과하지 못한다(상법 제354조 제2항). 장기간 폐쇄하는 데 따르는 주주들의 권리행사상의 제약과 불편을 고려하여 이를 제한하고 있는 것이다.
종전에는 주주명부 폐쇄기간이 통상 결산기 익일부터 정기주주총회 종료일까지로 되어 있었으나, 최근에는 단축하는 경향을 보이고 있다.

(4) 공고

주주명부의 폐쇄 또는 기준일을 정한 때에는 그 기간 또는 날의 2주 전에 이를 공고하여야 한다(상법 제354조 제4항 본문). 이는 주주·주식의 양수인 또는 채권자 등에게 명의개서나 질권등록을 할 수 있는 시간을 충분히 주기 위한 것이다. 그러나 결산을 위한 정기주주총회의 주주명부 폐쇄기간을 정관에서 규정하고 있는 경우에는 주주명부 폐쇄의 공고의무가 없다(상법 제354조 제4항 단서). 

나. 주주총회의 준비 및 소집

정기주주총회 개최시까지의 절차 내지 준비사항은 법률의 규정에 의한 준비절차와 기타 준비해야 할 사항으로 구분할 수 있다.

(1) 소집 전의 법정절차

① 이사회의 주주총회 소집결의(상법 제362조) : 정기주주총회의 경우에는 주주명부 폐쇄공고 후에 주주총회 소집을 위한 이사회 결의를 하는 것이 보통이다.

② 주주총회에서 의결권을 행사할 주주를 확정하기 위하여는 주주명부의 폐쇄와 기준일의 2주간 전에 이를 공고하여야 한다(상법 제354조 제4항 본문). 정기주주총회의 경우에 정관으로 폐쇄기간 또는 기준일이 지정된 때에는 공고할 필요가 없다(상법 제354조 제4항 단서).

③ 결산기마다 이사회의 승인을 얻은 재무제표 및 영업보고서를 작성하여 정기주주총회일 6주간 전에 감사에게 제출(상법 제447조의3, 제415조의2 제6항).

④ 감사 또는 감사위원회는 위 서류를 받은 날로부터 4주간 내에 검토를 마치고 감사보고서를 작성하여 이사에게 제출하여야 한다(상법 제447조의4 제1항).

⑤ 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다(상법 제363조 제1항). 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항). 

⑥ 정기총회 회일의 1주간 전부터 재무제표, 영업보고서, 감사보고서를 본점 및 지점에 비치하여 열람에 제공하여야 한다(상법 제448조 제1항).

(2) 소집통지와 공고

주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다(상법 제363조 제1항 본문). 회사가 영업의 양도·양수, 영업전부의 임대 또는 경영위임, 합병의 결의에 관한 주주총회의 소집의 통지를 하는 때에는 주식매수청구권의 내용 및 행사방법을 명시하여야 한다(상법 제374조). 다만, 소집통지가 주주명부상의 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 때에는 회사는 당해 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다. 의결권 없는 주주에 대하여는 통지할 필요가 없다(상법 제363조 제1항 단서). 통지서에는 총회의 일시, 장소 및 회의의 목적사항을 반드시 기재한다(상법 제363조 제2항).

그러나 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항). 또한 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다(상법 제363조 제4항). 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있으며(상법 제363조 제5항), 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다(상법 제363조 제6항).

회사가 총회 소집의 통지나 공고를 게을리하거나 부적법하게 한 때에는 소집절차가 법령 또는 정관에 위반한 것이 되어 결의취소의 소의 사유가 되고(상법 제376조), 이사에게는 500만원 이하의 과태료가 부과된다(상법 제635조 제1항 제2호).

(3) 주주총회 소집의 철회·변경

주주총회 소집통지·공고 후에도 총회가 개최되기 전에는 소집 자체를 철회할 수 있고, 회의의 목적사항의 일부를 철회할 수 있다. 또한 주주총회의 일시·장소를 변경할 수도 있다. 상법은 주주총회 소집통지는 원칙적으로 서면으로 할 것을 규정하고 있지만(제363조), 소집의 철회·변경에 관해서는 규정하고 있지 않다. 대법원 판례에 따르면, 소집의 철회·변경은 소집의 경우에 준하여 이사회결의를 거쳐 대표이사가 그 뜻을 소집에서와 같은 방법으로 통지해야 한다(대법원 2009. 3. 26. 선고 2007도8195 판결). 이에 따라 소집의 철회를 주주들에게 휴대폰 문자로 통지하고 철회 공고문을 당초 예정된 주주총회 장소에 게시한 경우에 부적법한 철회로 판단한 데 대하여, 앞의 방법 외에 퀵서비스를 이용하여 소집철회통지서를 보낸 경우에는 적법한 철회라고 판단하였다(대법원 2011. 6. 24. 선고 2009다35033 판결). 그러나 대법원 판결에 대하여 소집철회의 통지를 받지 못한 경우에 주주의 이익이 침해되는 불이익은 크지 않으므로 그 통지방법에는 제한을 둘 필요가 없고, 간단한 휴대폰 문자 등에 의한 통지만으로도 유효하게 철회할 수 있다고 보아야 한다는 견해도 있다(송옥렬, 상법강의(제10판), 2020, 921면). 실무에서는 총회 소집일을 변경하는 통지나 공고는 변경된 회일의 2주간 전의 통지 또는 상장회사의 경우 2주간 전에 2개 이상의 일간지에 2회 이상 공고라는 시간적 간격을 준수하여야 한다고 한다.

(4) 주주총회의 연기와 속행

총회의 연기란 총회의 성립 후 의사에 들어가기 전에 회일을 후일로 변경하는 경우를 말하고, 총회의 속행은 의사에 들어가기는 하였으나 시간 또는 자료의 부족 등으로 다음 회일을 정하여 동일 의안에 대한 총회를 계속하는 경우를 말한다(상법 제372조 제1항). 연기와 속행은 일단 총회 성립 후에 이루어지는 점에서 총회 소집의 철회·변경과 다르며, 총회의 연기·속행에 따라 후일 다시 열리는 총회를 연기회·계속회라고 한다. 

연기회와 계속회는 당초의 총회와 이어진 하나의 총회이므로 별도의 소집절차가 필요 없다(상법 제372조 제2항). 연기회·계속회의 일시와 장소를 당초의 총회의 결의 시에 정하지 않고 의장에게 일임한 경우에는 의장은 당초의 총회에 출석했던 주주에게만 통지하면 된다고 본다. 또한 당초 총회의 의결권 행사의 대리인은 연기회나 계속회에서도 당연히 대리권을 유지한다. 

연기회 또는 계속회에서 이루어진 결의는 그 결의가 이루어진 날에 발생하며, 당초의 회의일에 소급하여 효력이 생기는 것은 아니다.

이상으로 주주총회의 소집에 대하여 알아보았습니다.
*본 글은 법인법인 도하의 이연구 변호사님이 작성해주셨습니다.

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