곧 다가오는 3월 정기 주주총회 잘 준비하고 계신가요? ‍
이번 정기 주주총회에 올릴 안건을 모두 파악하셨다면, 내용을 정리하여 주주에게 소집 통지할 차례입니다. 상법상 주주총회의 소집 통지는 서면 통지를 기본으로 하는데요. 주주의 동의가 있다면 이메일 등 전자문서로도 소집 통지를 할 수 있다고 해요.

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⚖️ 관련 법령 함께 보실까요?

제363조(소집의 통지)
① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.

실제로 쿼타북을 이용 중인 많은 스타트업이 전자 통지를 하고 있습니다. 주주총회 내용은 단 한 번만 입력하고, 자동으로 생성된 주주별 문서를 이메일로 발송하죠. 어떤 주주가 통지 이메일을 확인했는지도 한눈에 확인이 가능해서 정말 편리하답니다!

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그렇다면 주주총회의 ‘전자’ 소집통지에 대한 동의는 어떻게 받으면 될까요?

상법상 구체적인 기준이 없기 때문에 전화, 문자, 우편, 이메일 등 다양한 방식으로 동의를 받고 있는데요. 증빙이 어려운 전화나 문자보다는 우편이나 이메일을 통해 동의 사항을 정확히 취합해 두시는 것이 좋아요.

“한번 동의를 받아두면 이후로 계속 이메일로 통지해도 되나요?”
네! 이를 위해서 동의서 등에 ‘이후 모든 주주총회에 대해 포괄적으로 전자 통지함’에 대한 것임을 명시하여 주주의 동의를 받아주세요. 경우에 따라 투자계약서에 ‘전자 통지에 대한 동의’를 포함하여 계약을 체결하신다면 이후 추가 동의가 필요 없으니 더욱 편리하겠죠?

쿼타북에서 준비한 ‘전자 소집통지에 대한 동의서 양식’을 다운받아 이용해보세요.
동의서 양식을 회사에 맞게 작성하신 후, 이메일 등 주주에게 도달할 수 있는 적절한 방식으로 전달하셔야 합니다.