비상장회사에서 가장 큰 연례행사 중 하나인 정기주주총회 준비는 항상 어렵고 복잡하실텐데요.
이번 포스팅을 통해서는 비상장회사 정기주주총회 소집통지 방법에 대해 자세히 설명해드리고자 합니다.

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비상장회사 정기주총 소집통지

‍주주총회의 소집통지 방식은 크게 2가지 단계로 이루어집니다.

1. 이사회의 주주총회 소집 결정
2. 주주총회 소집통지

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1. 이사회의 주주총회 소집결정

주주총회를 소집하시기 전, 필수적으로 이사회에서 주주총회 소집을 해야합니다. 해당 이사회에서는 주주총회의 일시, 장소와 목적사항을 결정해야 해요.

* 자본금 10억원 미만의 소규모 기업인 경우

소규모 기업이기 때문에 이사회가 구성되지 않는다면, 각 이사(대표이사가 정해진 경우에는 대표이사)가 이사회 대신 동일한 내용을 결정해주시면 됩니다.

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2. 주주총회 소집통지

이사회에서 주주총회의 일시, 장소와 목적사항을 결정한 이후에는 소집통지가 본격적으로 이루어지게 됩니다.
가장 먼저, 주주총회 소집통지 시 어떠한 내용이 포함되어야 하는지 살펴볼까요?

1) 소집통지의 내용

주주총회 소집통지서에는 이사회에서 결정한 주주총회의 일시, 장소, 목적사항(안건) 등을 담아야 해요. 세부적인 내용까지는 기입하실 필요는 없으시고, 안건의 제목만 적어주시면 된답니다.
예) 재무제표 승인의 건, 이사 선임의 건

* 예외사항

정관 변경, 자본금 감소, 제 3자 전환사채, 신주인수권부사채 발행 등 이 경우에는 안건의 제목과 간단한 내용도 서술하여야 하니, 이 부분 놓치지 마세요!

통상적으로는 소집통지 발송 시 각 이해관계자의 편의를 위해 참석장과 위임장을 함께 동봉하기도 하니, 보다 편리하게 주주총회를 열기 위해서는 해당 부분도 참고하시면 좋을 것 같아요. 그렇다면 주주총회 소집통지, 과연 기한이 따로 정해져 있을까요?

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2) 통지 기간과 통지 방법

주주총회 소집통지는 주주총회 개최일 2주 전, 즉 15일 전까지 발송하셔야 해요! 이때 통지 기간은 발송일 기준이니 꼭! 기한을 지켜주시길 바라요.

* 자본금 10억원 미만의 소규모 기업의 경우

소규모 기업은 예외적으로 10일 전까지로 통지기간이 단축됩니다. 그렇다고 해도 미리미리 준비해서 기한을 놓치는 일이 없도록 해요.

통지 방법은 상법에서 규정하고 있어요. 상법은 통지방법으로 ‘서면' 혹은 ‘전자문서(이메일)’만을 규정하고 있으니, 해당 방식을 꼭 따라주시기 바라요. 전화나 문자 혹은 구두로 통지하는 것은 모두 효력이 없답니다!

그런데 주주총회 통지를 생략할 수 있는 경우가 있다는 사실, 알고 계신가요?

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3) 통지의 생략

주주총회에 대해 주주 전원의 동의가 있을 경우, 소집절차를 생략하고 주주총회를 개최할 수 있답니다. 다만, 소집절차 생략을 위해서는 주주 전원의 동의서를 받아야 하는 번거로움이 있을 수도 있다는 점, 유의해주시기 바랍니다.

비상장회사의 정기주주총회 준비, 쿼타북이 완벽하게 도와드리겠습니다